Entre las funciones de un auxiliar administrativo en sanidad se incluye la gestión y coordinación de citas médicas, la administración de registros médicos y datos de pacientes, la elaboración de informes administrativos y financieros, la coordinación de servicios entre diferentes departamentos, la gestión de inventarios.
Su función principal es garantizar el flujo eficiente de información y documentación en el entorno sanitario, lo que contribuye al adecuado funcionamiento de estos establecimientos. Además de la figura del auxiliar administrativo, también podemos encontrar la del administrativo.
Sus obligaciones pueden parecer sencillas y, sin embargo, la carga, el orden, la correcta gestión y la variedad de cometidos a los que hace frente, hacen que su figura sea imprescindible. En buena medida, el correcto funcionamiento de un hospital o centro de salud depende también de su trabajo. Sumergidos en un mundo de papeleo, los auxiliares administrativos sanitarios tratan de poner la burocracia en orden de forma correcta para evitar los problemas en un futuro.
El trabajo de oficina implica el uso continuado de muebles, equipos informáticos, manejo de software, así como la exposición a determinadas condiciones ambientales de ruido, temperatura, humedad e iluminación, cuyo correcto diseño tiene una importante influencia sobre la comodidad, eficacia en el trabajo e, incluso, sobre la salud de los trabajadores y trabajadoras. La masiva incorporación de terminales de ordenador a los puestos de oficina ha hecho aumentar la incidencia de patologías ocupacionales que afectan a una parte importante de la población ocupada en el sector.
Independientemente de los riesgos asociados a la actividad de trabajos administrativos por desarrollarse esta actividad en lugares y centros hospitalarios, los administrativos también están sujetos a riesgos específicos del lugar, como son los biológicos, los de turnicidad, etc.
El Auxiliar administrativo en el sector salud
A la hora de definir las tareas, hemos de remitirnos a la normativa que así las regula. En este caso, la única referencia sobre las competencias de un auxiliar administrativo en Salud nos lleva a una Orden de 1984 que modifica el Estatuto del Personal no Sanitario de las Instituciones Sanitarias Públicas de la Seguridad Social de 1971.
En cualquier caso, como se puede ver en las competencias establecidas, el trabajo de los auxiliares en Sanidad poco dista del que desempeñan los auxiliares administrativos del Estado. El día a día especializado en los centros de salud u hospitales es la clave de la diferencia. La atención al público, la recepción de llamadas, la preparación de los datos informáticos, la organización de expedientes y su tramitación, la gestión de las citas en el servidor o la mecanografía de documentos son solo algunos ejemplos de funciones de un auxiliar administrativo en Sanidad.
De esta forma, se puede decir que deben tener capacidad para:
- Orientar y afiliar a los usuarios dentro del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
- Ubicar al usuario no afiliado para atenderlo en las instituciones prestadoras de servicio de salud.
- Realizar la recepción del usuario a los servicios de salud.
- Facturar la prestación de todos los servicios, según la normatividad vigente.
- Manejar los valores correspondientes de caja por cada institución.
- Tener en cuenta la salud ocupacional para generar ambientes de trabajo óptimos.
Perfil profesional
El perfil profesional de un auxiliar administrativo de salud es que debe ser competente, con alta capacidad de escucha y diversidad humana, gran sentido de ética, capaz de desenvolverse adecuadamente en los diferentes escenarios de las instituciones de salud y ambientes humanos complejos, responsable, comprometido con las funciones administrativas y el manejo de dinero bajo sus competencias.
Funciones del auxiliar administrativo
- Posibilitar un nivel de calidad de atención desde las UTS (Servicio de Cita Previa).
- Atención al público, atención telefónica, atención de fax, hacer fotocopias, etc.
- Elaboración, mantenimiento y actualización de ficheros y archivos varios.
- Manejo del equipo ofimática y creación/actualización de bases de datos.
- Gestión y manejo de programas.
- Apoyo administrativo a la gestión y seguimiento del Área.
- Registro.
- Estadísticas.
- Informes mensuales (por ejemplo el SAD).
- Información continuada del Servicio Social de Base.
- Gestión del cobro.
Por otro lado, en el cuadro de funciones del anexo IV del V Convenio Colectivo Marco Estatal de Servicios de Atención a las personas dependientes y desarrollo de la promoción de la autonomía personal (Publicación: BOE 79 del 01/04/2008) se diferencia:
1. Oficial/a Administrativo
Es el trabajador que actúa a las órdenes de órganos directivos del centro y tiene a su cargo un servicio determinado dentro del cual, con iniciativa y responsabilidad, con o sin otros trabajadores a sus órdenes, realiza trabajos que exijan cálculos, estudios, preparación y condiciones adecuadas, tales como cálculos de estadística, transcripciones de libros de cuentas corrientes, redacción de correspondencia con iniciativa propia, liquidaciones y cálculos de nóminas de salarios, sueldos y operaciones análogas, de forma manual o mecanizada y, en general, todas aquellas actividades no especificadas anteriormente que le sean pedidas y que tengan relación con lo anterior.
2. Auxiliar administrativo
Es el trabajador que, con iniciativa y responsabilidad restringida y subordinada a los órganos directivos del centro, realiza funciones de mecanografía, archivo y otras actividades de técnicas administrativas.
3. Técnico en gestión administrativa
Es el profesional encargado de los procedimientos de gestión de una empresa a través de sus aplicaciones informáticas y de la gestión administrativa del personal. Así, entre otras funciones, también debe realizar:
- Comunicación empresarial y atención al cliente. La comunicación es un punto vital en cualquier empresa, por lo que es preciso cuidar de ella. Algunas de las habilidades que desarrolla será las de realizar y transmitir comunicaciones dentro de la empresa con un lenguaje específico y adecuado, recepción de visitas y atención telefónica a clientes, gestión de la documentación de los mismos, gestión de reclamaciones, atención postventa y la aplicación de técnicas de comunicación adecuadas a cada situación.
- Operaciones administrativas de compra-venta. En esta área se encargará de la recepción y tramitación de la documentación administrativa y comercial con clientes externos e internos, la gestión administrativa del almacén, realizar actividades de pago y cobro, llevar a cabo trámites administrativos y realizar operaciones de compra-venta de productos y servicios, entre otras labores.
- Operaciones administrativas de recursos humanos. Prestará apoyo administrativo en el área de gestión laboral de la empresa, como puede ser la tramitación administrativa de los procesos de captación y selección del personal (contratos, nóminas, documentación necesaria, etc.).
- Operaciones auxiliares de gestión de tesorería. Las principales funciones que desempeñarás serán las de elaborar, controlar y vigilar el capital de la compañía, velando por su incremento y mejora; la contabilización de todas las operaciones relacionadas con la tesorería; como los cobros, los pagos, las transferencias y la previsión de intereses; y la negociación, control y seguimiento de operaciones monetarias.
BIBLIOGRAFIA
1 [Internet]. Disponible en
2 [Internet]. Disponible en https://www.euroinnova.com/blog/labores-de-un-auxiliar-administrativo
AUTORES:
Cristina Caballero García. Auxiliar Administrativo. Hospital Nuestra Señora de Gracia.
Piedad Fleta Cubero. Celadora. Hospital Nuestra Señora de Gracia.
Ricardo Castellano Sánche. Celador. Hospital Royo Villanova.
Ana Cristina Lasheras Ginés. Enfermera. Hospital Clínico Lozano Blesa.